Politique de Gestion
des Conflits d'Intérêts

Préservation de l'objectivité et de l'indépendance professionnelle de NexaRH. 

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3.1 Définition

Un conflit d'intérêts existe lorsqu'un intérêt personnel, financier, professionnel ou relationnel d'un collaborateur NexaRH est susceptible d'influencer, ou de paraître influencer, son jugement professionnel au détriment d'un client, d'un partenaire, ou de NexaRH elle-même.

 

3.2 Situations à Risque

• Accepter un mandat chez un concurrent direct d'un client actif sans divulgation préalable.

• Détenir une participation financière dans un fournisseur de technologie dont NexaRH recommande les solutions.

• Recommander à un client un produit ou service d'un partenaire avec qui NexaRH bénéficie d'une commission non déclarée.

• Recruter chez un client sans accord contractuel préalable.

• Utiliser des relations personnelles pour influencer indûment une décision d'achat ou de sélection.

 

3.3 Obligations de Déclaration

Tout collaborateur NexaRH doit déclarer proactivement tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent à la direction, avant l'acceptation d'un mandat ou dès qu'un conflit survient en cours de mandat. La déclaration est consignée dans le registre interne.

 

3.4 Traitement des Conflits Déclarés

La direction évalue la nature du conflit et détermine l'une des mesures suivantes : récusation du collaborateur concerné, déclaration au client avec accord de poursuivre, ou refus ou cessation du mandat. La transparence envers le client est la règle par défaut.

 

3.5 Absence de Commissions et Sources de revenus hors conseil

NexaRH refuse toute entente commerciale avec les éditeurs et les intégrateurs HR TECH / TECH RH pour garantir en tout temps et en tout lieu son indépendance auprès de ses clients organisationnels. Les recommandations de solutions technologiques ou d’intégrateurs ou les références vers des prestataires de services complémentaires sont fondées sur l'intérêt du client, pas sur les arrangements commerciaux.

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NexaRH tire presque exclusivement ses revenus des services livrés à ses clients organisationnels.

NexaRH peut entretenir des relations de partenariat avec des éditeurs, intégrateurs ou services conseils de l’écosystème HR TECH / TECH RH pour des activités publiques d’éducation, d’information et d’événements. Si une activité organisée par Nexa RH est rémunérée, elle sera présentée comme une collaboration payante, sans engagement sur les recommandations auprès des clients.

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3.6. Définition du Lobbyisme et Pertinence pour NexaRH

Le lobbyisme désigne toute communication orale ou écrite avec un titulaire d'une charge publique dans le but d'influencer une décision publique : l'attribution d'un contrat, l'adoption d'une politique, l'octroi d'une subvention, ou la modification d'une réglementation. Il s'agit d'une activité légale et légitime, à condition d'être déclarée.

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NexaRH, en tant que firme de conseil en stratégie RH Tech travaillant potentiellement avec des organismes gouvernementaux et municipaux, peut exercer des activités constituant du lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011). L'ignorance de cette loi n'exonère pas de ses obligations.

 

Réalité méconnue par les TPE/PME de conseil

• Une réunion de présentation non sollicitée chez un directeur des ressources humaines d'une municipalité, visant à promouvoir les services de NexaRH en vue d'un futur appel d'offres, peut constituer du lobbyisme.

• Une participation à un groupe de travail gouvernemental sur la numérisation des RH, dans le but d'influencer les critères d'un futur appel d'offres, peut constituer du lobbyisme.

• L'obligation d'enregistrement est déclenchée par l'intention d'influencer une décision, pas seulement par le résultat obtenu.

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3.7. Règles Internes NexaRH en matière de lobbyisme

 

Déclencheur de l'obligation : ce qui constitue du lobbyisme

• Toute communication avec un fonctionnaire, élu, directeur d'un organisme public ou titulaire d'une charge publique ayant pour objet d'influencer l'attribution d'un contrat à NexaRH, l'adoption d'une politique favorable à ses intérêts, ou la conception d'un appel d'offres dans lequel NexaRH envisage de soumissionner.

• La participation à des consultations gouvernementales, groupes de travail ou comités consultatifs où NexaRH représente ses propres intérêts commerciaux (et non uniquement l'intérêt général).

• Les démarches visant à placer NexaRH sur des listes de fournisseurs qualifiés ou à être incluse dans des processus d'appel d'offres sur invitation.

 

Ce qui ne constitue pas du lobbyisme :

• Répondre à une demande d'information initiée par un organisme public.

• Participer à un appel d'offres public ou un appel de propositions selon le processus prévu (soumission, questions formelles dans le cadre du processus).

• Présenter un exposé public ou publier des études sur des sujets d'intérêt général (Baromètre de l’IA en RH, conférences ouvertes), sans lien avec l'obtention d'un contrat spécifique.

• Contacts professionnels sans visée d'influence sur une décision publique spécifique.

 

Obligations de déclaration :

• Avant d'entamer toute communication pouvant constituer du lobbyisme au sens des lois applicables, le collaborateur NexaRH concerné en informe la direction.

• La direction évalue si l'enregistrement est requis et, le cas échéant, procède à l'enregistrement préalable auprès du Commissaire au lobbyisme du Québec (ou des autorités équivalentes selon la juridiction).

• Un registre interne des contacts avec des titulaires de charges publiques est maintenu par NexaRH, distinct du registre légal d'enregistrement, à des fins d'audit interne.

• Aucune communication de nature lobbying ne sera effectuée avant la confirmation que l'enregistrement est soit non requis, soit complété.