Gérer sa bibliothèque de prompts RH

1- Pourquoi créer une bibliothèque de prompts RH dans votre entreprise ?

Une bibliothèque de prompts est une collection structurée d'amorces prêtes à l'emploi, utilisées pour interagir efficacement avec des plateformes d’IA générative comme ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude ou Perplexity. Elle permet de standardiser les requêtes, d’enrichir les résultats, et d’optimiser l’usage de l’IA dans tous les métiers.

Contrairement aux solutions d’IA générative verticales intégrées à un seul processus (par exemple : sourcing RH, marketing automation ou CRM), les plateformes génériques exigent une bonne formulation des prompts pour livrer des résultats pertinents.

Une bibliothèque de prompts en RH facilite cet apprentissage organisationnel, valorise les bonnes pratiques de prompts en équipe, réduit les délais et les erreurs, augmente la qualité et la standarisation des réponses, et accélère la courbe d’adoption en interne.

Prompter demande du temps et des informations précises (input et output) pour obtenir de bons résultats. Quand un prompt est bon, il devient un actif qui doit être partagé !

Consulter notre bibliothèque de prompts en RH

2- Bonnes pratiques pour réussir votre bibliothèque de prompts RH :

1. Structurer par métier et usage (ex. : RH – rédaction d’offre, Légal – synthèse contractuelle).

2. Valider les prompts RH avec les experts internes pour garantir leur conformité et leur utilité.

3. Documenter les objectifs et contextes d’utilisation pour chaque prompt.

4. Mettre à jour régulièrement selon les retours des utilisateurs et l’évolution des outils.

Adopter une bibliothèque de prompts, c’est poser les bases d’une IA performante, sécurisée et utile pour tous.

Exemple de bibliothèque de prompts en RH - Consultez notre article

3- Solutions sécurisées et courantes pour la gestion de bibliothèque de prompts RH :

Voici une courte liste de solutions que les professionnels en entreprise (RH, marketing, finance, ingénierie, communication, RSE, etc.) peuvent utiliser pour créer, structurer et partager des bibliothèques de prompts pour assistants conversationnels, tout en respectant les exigences de sécurité TI et en favorisant l’adoption et la collaboration :

Solution	Description	Avantages Clés
SharePoint + Power Automate (Microsoft 365)	Création de répertoires partagés avec accès contrôlé, automatisation du versioning	Conformité TI, intégration complète Microsoft, gouvernance fine
Microsoft 365 Copilot Studio	Permet de créer des assistant IA personnalisés avec des bibliothèques de prompts intégrées à l’environnement M365	Intégration M365, sécurité Microsoft, collaboration native
Google Workspace + Gemini AI + Google Sites	Bibliothèque accessible dans l’environnement Google avec intégration Gemini AI	Facilité d’accès, édition collaborative, sécurité Google
Notion	Utilisation de Notion comme base de connaissances partagée avec gestion des prompts par catégorie, rôle ou cas d’usage	Interface intuitive, très adoptée, gestion collaborative, API disponible
Confluence (Atlassian)	Espace documentaire structuré avec permissions granulaires et plugins IA	Adoption fréquente en TI, documentation robuste, sécurité conforme
Slack	Espace collaboratif permettant de documenter les prompts	Accès direct dans le flux de travail, adoption facilitée

4- Critères à considérer pour le choix de votre bibliothèque de prompts RH :

• Conformité avec les politiques TI (SSO, hébergement, chiffrement),

• Adoption pré-existante dans l’organisation pour éviter les doublons et les coûts,

• Capacité à catégoriser et versionner les prompts,

• Facilité d’édition et de collaboration inter-équipes,

• Traçabilité des modifications (audit, gouvernance),

• Capacités collaboratives d'édition et de contribution.

5- Bien organiser sa bibliothèque de prompts RH :

Voici un exemple d’organisation d’une bibliothèque de prompts pour les équipes RH, présenté sous forme de tableau structuré :

Catégorie	Intitulé du prompt	Objectif métier	Prompt (formulation)	Contexte d’usage
Recrutement	Rédiger une offre d’emploi	Standardiser les descriptions de poste	« Rédige une offre d’emploi claire et engageante pour un poste de [Titre] à [Ville], dans le secteur [Secteur], incluant missions, compétences clés et conditions. »	Publication rapide sur les plateformes d’emploi
Formation & développement	Identifier des besoins de formation par équipe	Soutenir la planification annuelle de formation	« À partir de cette liste de rôles et des objectifs de l’entreprise, propose des besoins de formation prioritaires pour chaque équipe. »	Élaboration du plan de développement des compétences
Relations de travail	Résumer une politique RH pour diffusion	Faciliter la compréhension et l’adhésion	« Résume cette politique RH de manière claire et accessible pour un public non-expert, en soulignant les points clés à retenir. »	Communication interne ou guide à l’intention des employés

Cette structure permet aux équipes RH de retrouver rapidement les prompts selon leur finalité, tout en favorisant la réutilisation et l’amélioration continue.

Gérer sa bibliothèque de prompts RH permet d'organiser et diffuser une nouvelle compétences de l'IA en RH.

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Réserver

Jean-Baptiste Audrerie, PDG, co-fondateur de Nexa RH, consultant SIRH et auteur de ce billet de blog sur l'IA en RH. Blogue sur les technologies RH et l'IA depuis 2012.